Validazione dei processi speciali in outsourcing e riconvalida: recap

Nei precedenti tre articoli di questa rubrica abbiamo parlato dell’esternalizzazione della validazione dei processi speciali e delle opportunità che questo scenario offre, della cleaning validation e delle condizioni di riconvalida di un processo. Presentiamo di seguito un riepilogo dei punti chiave relativi a questi temi.

• Quando un’azienda, fabbricante di dispositivi medici, esegue internamente uno o più processi speciali – data la loro elevata criticità in relazione alla qualità, sicurezza e prestazione del prodotto finito – deve adoperarsi per garantire che tali processi siano sempre monitorati e costantemente in grado di produrre output conformi alle specifiche. A tal fine ne viene eseguita una attività di convalida.
• Nel caso di processi speciali, spesso, è conveniente identificare al di fuori della propria organizzazione chi condurrà le attività di convalida, allo scopo di garantire – oltre a know-how, strumentazione e attrezzature adeguati – imparzialità e terzietà nella raccolta e nell’analisi dei dati, nonché un confronto diretto con personale esperto nell’ottica del miglioramento continuo.
• Quando si parla di processi speciali e della loro validazione, è importante verificare l’esistenza e l’applicabilità di specifiche norme tecniche.
• Dal punto di vista del sistema di gestione per la qualità aziendale, una volta definita la specifica esigenza di validazione, se si opta per l’esternalizzazione è importante selezionare e qualificare un fornitore idoneo, seguendo le procedure interne di gestione dei fornitori; è, inoltre, fondamentale definire un contratto che stabilisca con precisione quali sono le responsabilità delle parti e le attività di cui si occuperà in toto il fornitore esterno e quali, invece, quelle dove il contributo dell’azienda rimane necessario.
• Anche nel caso in cui la convalida di un processo speciale sia interamente commissionata ad un fornitore in outsourcing specializzato e qualificato, la responsabilità della verifica dell’adeguatezza della documentazione di convalida (es. protocollo e report di convalida), resta sempre in capo al fabbricante del dispositivo medico.
• La cosiddetta “Cleaning Validation” consiste nel produrre evidenza documentata che una specifica procedura di pulizia rimuove in modo riproducibile ed efficace il prodotto e gli agenti detergenti utilizzati per la detersione dell’apparecchiatura/della linea produttiva al di sotto del livello massimo di residui ammesso, che è stato stabilito scientificamente.
• Sia nel caso in cui nella stessa linea siano fabbricati prodotti differenti, sia nel caso di linee monoprodotto dedicate, è opportuno mettere a punto una idonea procedura di pulizia e assicurarsi che quanto definito sia efficace nel rimuovere i residui di prodotto, senza lasciare ulteriori tracce contaminanti, come ad esempio quelle dei detergenti utilizzati per la pulizia stessa.
• Per stabilire quando sia appropriato condurre una convalida delle procedura di pulizia è opportuno adottare un approccio basato sul rischio che tenga in considerazione quali e quanti contaminanti potrebbero esserci sui prodotti finiti e in che modo questi potrebbero alterarne la conformità alle specifiche.
• La definizione del Dirty Hold Time per un particolare processo di produzione dipende dalla natura del prodotto, dai detergenti impiegati e da altri fattori; la pratica generale è quella di eseguire 3 cicli consecutivi di procedura di pulizia considerando il tempo massimo di permanenza dello sporco e poi condurre le opportune analisi per verificare se la pulizia sia stata efficace nel rimuovere i residui ai tempi massimi di permanenza dello sporco.
• Lo studio del Clean Hold Time prevede generalmente un campionamento delle attrezzature pulite a un intervallo di tempo regolare per il numero massimo di giorni che si suppone la macchina possa rimanere ferma in uno scenario worst case.
• La procedura di pulizia validata e le relative evidenze di convalida devono essere adeguatamente documentate e mantenute sotto controllo secondo quanto previsto dal sistema di gestione per la qualità aziendale.
• Secondo l’International Medical Device Regulators Forum (IMDRF – ex GHTF), un processo validato deve essere continuamente e costantemente monitorato allo scopo di garantirne l’efficacia e la robustezza, nonché la legittimità dell’attività di convalida condotta.
• L’IMDRF ha identificato come motivi potenziali per una riconvalida:
  • I cambiamenti di un prodotto o di un processo che abbiano un potenziale impatto sulla qualità degli stessi,
  • Le variazioni o trend negativi registrati negli indicatori di qualità,
  • I cambiamenti nella progettazione di un prodotto che possono avere un impatto sul processo associato,
  • Il trasferimento di un processo,
  • La modifica della metodica di applicazione di un processo.
• Il sistema di gestione per la qualità deve definire le circostanze di fronte alle quali deve essere eseguita una riconvalida.
• Fintanto che un processo convalidato viene mantenuto adeguatamente sotto controllo e non vengono apportate modifiche (al processo o al prodotto), questo potrebbe rimanere stabile nel tempo, senza determinare la necessità di eseguire una attività di riconvalida.
• Una riconvalida può essere completa o parziale. Nel caso in cui l’organizzazione optasse per una riconvalida parziale, deve essere documentata una chiara giustificazione che illustri le ragioni a sostegno della scelta delle attività pianificate e condotte, possibilmente accompagnata da un razionale a supporto delle fasi non impattate dalla modifica.
• Qualsiasi decisione sull’esecuzione di una riconvalida deve basarsi su una valutazione del rischio.
• Esattamente come le attività di validazione, anche le attività di riconvalida devono essere adeguatamente documentate, mantenute ed archiviate secondo quanto previsto dal SGQ.