La gestione dei rischi dei processi aziendali è un requisito imposto dalla norma ISO 13485: “L’organizzazione deve […] applicare un approccio basato sul rischio al controllo dei processi appropriati necessari per il sistema di gestione per la qualità”.
Non a caso, prima di introdurre il concetto di “approccio basato sul rischio”, la norma richiede alle organizzazioni che operano nel settore medicale di “determinare i processi necessari per il sistema di gestione per la qualità e l’applicazione di questi processi in tutta l’organizzazione […]”.
Per condurre una analisi dei rischi efficace, dunque, è importante non solo individuare i processi, ma anche determinare come questi si applicano alla realtà aziendale e descrivere come interagiscono tra loro.
Approccio per processi
Le organizzazioni che adottano un Sistema di Gestione per la Qualità dovrebbero attuare un approccio per processi, ovvero:
- identificare i processi aziendali, stabilire la loro sequenza e le loro interazioni
- identificare ed acquisire le risorse ed i mezzi tecnici idonei per supportare il funzionamento ed il monitoraggio dei processi
- monitorare, misurare ed analizzare i processi identificati
- attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo dei processi
Tale approccio semplifica la prima fase di identificazione dei rischi, in quanto solamente avendo conoscenza profonda dei processi (e dei relativi sotto-processi) l’organizzazione può identificare correttamente anche le cause e le sorgenti dei rischi ed eseguire, così, una analisi completa ed efficace.
Mappatura dei processi
Identificazione dei processi primari e di supporto
Come primo step, l’organizzazione dovrebbe identificare tutti i macro-processi, determinando quali sono i processi aziendali primari – i c.d. processi core – e quali invece sono i processi di supporto (utili a realizzare i processi primari), e delinearne le interazioni, dal momento che l’output di un processo è l’input del processo successivo.
Per ottenere una migliore chiarezza del quadro generale, può risultare utile organizzare visivamente il flusso dei processi e delle loro interazioni all’interno di un diagramma.
Analisi dei singoli processi
Per andare più a fondo e identificare correttamente tutti i rischi, è utile analizzare singolarmente tutti i processi individuati in precedenza e scorporarli in fasi, o sotto-processi, se opportuno avvalendosi anche dell’aiuto di diagrammi di flusso.
È importante individuare tutti gli input e tutti gli output del processo, tutte le misure di controllo adottate per monitorare il processo, gli snodi decisionali, le autorità e le responsabilità assegnate per ciascuna fase del processo.
Lo scopo è illustrare in modo conciso e diretto il funzionamento del processo e individuare eventuali inefficienze o possibili miglioramenti in modo immediato.
Durante l’analisi dei singoli processi dovrebbero essere tenuti in considerazione anche:
- gli obiettivi aziendali che l’organizzazione intende raggiungere tramite quel singolo processo
- gli stakeholder coinvolti
- eventuali interazioni con altri processi aziendali
La valutazione e la comprensione del contesto – sia interno che esterno – sono fondamentali poiché i fattori interni ed esterni possono influenzare significativamente i parametri da prendere in considerazione durante l’attività di gestione del rischio.
Perché mappare i processi?
La mappatura dei processi consente di semplificare l’attività di analisi dei rischi dei processi: scomponendo l’attività aziendale in passaggi intermedi, infatti, è possibile individuare più facilmente tutti i rischi associati a ciascuna sotto-fase.
L’utilizzo di diagrammi di flusso risulta uno strumento particolarmente favorevole poiché aiuta il team di gestione dei rischi a:
- favorire la comprensione dei processi: suddividere il processo in passaggi più semplici permette a tutto il team, anche ai membri che non gestiscono direttamente quel processo, di avere consapevolezza del flusso e poter dare il proprio contributo nella gestione dei rischi
- individuare le inefficienze e le criticità: avere chiaro quali sono i passaggi che compongono il processo e come l’organizzazione intende monitorarli permette di individuare e, di conseguenza, risolvere i rischi associati al processo
- prendere decisioni più facilmente: avere a disposizioni tutte le informazioni necessarie rende il processo decisionale più immediato
Helpful tips per una mappatura efficace dei processi
In conclusione, ecco un riepilogo dei passi da seguire per una mappatura efficace dei processi aziendali:
- Individuare tutti i macro-processi aziendali
- Per ogni singolo processo, elencare tutti i passaggi di fase e le attività che lo caratterizzano
- Organizzare tutte le attività individuate al punto 2 nella sequenza corretta
- Identificare quali sono gli snodi decisionali critici
- Identificare quali sono le modalità di monitoraggio del processo
- Identificare autorità e responsabilità assegnate per ciascuna fase
- Identificare le fasi che interagiscono con altri processi aziendali e la modalità con cui questa interazione avviene
- Identificare eventuali stakeholder esterni coinvolti
- Finalizzare una mappa dei processi chiara, semplice e lineare
- Aggiornare la mappa ogniqualvolta vengano apportate modifiche al processo o nel caso l’analisi dei rischi ne faccia emergere la necessità
