In un precedente articolo (La selezione delle risorse umane) abbiamo descritto le criticità legate al processo di selezione di nuove risorse per le aziende operanti nel settore medicale, mettendo in luce l’importanza delle competenze necessarie che devono possedere tali risorse – in particolare coloro il cui lavoro influisce sulla qualità dei prodotti e/o dei servizi erogati.
La norma tecnica ISO 13485 stabilisce che, una volta selezionata la risorsa più adatta sulla base di un adeguato grado di istruzione, abilità ed esperienza, l’organizzazione debba provvedere alla formazione necessaria per mantenere un livello opportuno di competenza delle risorse, così da soddisfare i requisiti regolamentari e i requisiti dei clienti, e produrre costantemente prodotti e/o servizi conformi.
La formazione del personale, dunque, dovrebbe mirare, da un lato ad aggiornare e rinforzare periodicamente il know-how regolamentare e tecnico-operativo delle risorse, in modo da assicurare un continuo sviluppo professionale, dall’altro a soddisfare le necessità specifiche del Sistema di Gestione per la Qualità.
Solitamente, le attività di formazione rivolte al personale sono gestite dal dipartimento HR, in collaborazione con la Direzione e con i referenti di tutti i processi aziendali.
Vediamo quali possono essere modalità efficaci per mantenere vive le competenze delle risorse umane.
Identificazione delle esigenze formative
Il primo step fondamentale consiste nell’individuazione delle esigenze formative di tutte le risorse dell’organizzazione.
Periodicamente il dipartimento HR, con il supporto della Direzione e dei responsabili dei processi aziendali, individua le esigenze di formazione relative ai compiti e alle attività svolte dalle risorse, tenendo in considerazione – ove possibile – anche le necessità espresse dalle risorse stesse.
Le necessità di formazione possono essere individuate in funzione di:
- Politica e Obiettivi per la Qualità aziendali
- Aggiornamento sulle normative cogenti e/o tecniche applicabili ai prodotti/servizi erogati e al Sistema di Gestione per la Qualità
- Evoluzione tecnologica dei prodotti e/o evoluzione dei servizi erogati
- Sviluppo di nuovi prodotti e/o servizi
- Modifica o creazione di nuove mansioni
- Manifestazione di carenze di capacità e professionalità, eventualmente derivanti anche da non conformità
- Richieste particolari dei clienti
- Perseguimento del miglioramento continuo
Piano di formazione
Una volta identificate le esigenze formative, dovrebbe essere elaborato un piano di formazione che elenca tutte le attività previste.
Tale piano dovrebbe prevedere per ogni attività:
- Periodo di svolgimento previsto
- Argomenti da trattare
- Identificazione del docente, se disponibile (personale interno o ente esterno)
- Ore previste
- Personale partecipante e mansione all’interno dell’azienda
- Identificazione dei costi (comprensivi di costi della corsistica veri e propri ed eventuali costi di trasferta)
La Direzione ha il compito di approvare il piano di formazione e, con l’approvazione del piano, si impegna a mettere a disposizione le risorse, sia umane che economiche, per la sua attuazione.
Erogazione della formazione e valutazione dell’efficacia
Il dipartimento HR, con il supporto dei responsabili dei processi aziendali, ha il compito di identificare i corsi e i docenti più idonei affinché la formazione venga erogata come previsto dal piano.
I corsi possono essere erogati da personale interno all’azienda che ha già acquisito determinate competenze, oppure da enti esterni; tali corsi possono essere seguiti da remoto o nella sede prevista dall’ente erogatore.
Nel caso di formazione esterna, qualora venga rilasciato un attestato alla fine del corso e/o dopo il superamento di un esame, questo deve essere archiviato assieme alle registrazioni previste dal Sistema di Gestione per la Qualità aziendale.
Al termine dell’evento di formazione, è necessario verificare e confermare che questo sia stato efficace.
L’efficacia della formazione può essere valutata immediatamente al termine dell’evento formativo, tramite test, domande, interazione con i partecipanti e/o in momenti successivi tramite verifica delle competenze acquisite sul campo, durante il normale svolgimento delle attività aziendali.
Qualora l’esito della valutazione non sia positivo è raccomandabile (e opportuno) pianificare nuovi momenti di formazione – eventualmente presso un diverso ente o secondo diverse modalità formative – per integrare e colmare le carenze riscontrate.
Registrazione della formazione
Al termine di ogni evento formativo è necessario mantenere opportune registrazioni, così come previsto dalla norma ISO 13485. Può essere predisposto un verbale per raccogliere l’evidenza dell’esecuzione dell’attività e della corretta valutazione della sua efficacia. Tale verbale dovrebbe includere almeno:
- Data e luogo dell’evento
- Durata
- Argomenti trattati
- Nome del docente incaricato
- Elenco dei partecipanti
- Modalità di verifica dell’efficacia
- Esito della verifica dell’efficacia
A tale verbale possono essere allegati eventuali attestati rilasciati o copia del test di valutazione.
Scheda personale
Inoltre, per tracciare la storia formativa ed identificare le specifiche competenze acquisite da ciascuna risorsa, può essere istituita una scheda personale, nella quale riportare:
- Nome e cognome della risorsa
- Titolo di studio e specializzazioni conseguite
- Esperienza professionale pregressa nel campo d’interesse, se disponibile
- Data di assunzione
- Ruolo ricoperto all’interno dell’azienda
- Attività di formazione svolte dopo l’assunzione, compresi eventuali periodi di affiancamento (sarebbe opportuno in questo caso identificare il tutor)
- Eventuali certificati rilasciati – in allegato
Ciascuna risorsa dovrebbe mantenere aggiornata la propria scheda personale, acquisendo così maggiore consapevolezza delle proprie competenze e di come poterle sfruttare per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
