La selezione delle risorse umane risulta essere un processo estremamente importante e particolarmente critico, a cui le organizzazioni che operano nel settore medicale devono prestare particolare attenzione.

La norma tecnica ISO 13485, che definisce i requisiti per i Sistemi di Gestione per la Qualità per gli operatori del settore, pone particolare attenzione alla gestione delle risorse umane: è compito dell’organizzazione, in particolar modo della Direzione aziendale, assicurare la disponibilità delle risorse, sia per attuare il proprio Sistema di Gestione per la Qualità e mantenere la sua efficacia, sia per soddisfare i requisiti regolamentari e i requisiti dei clienti.

Per rispondere a tali requisiti è necessario, dunque, stabilire dei criteri per la selezione e la valutazione del personale, ed identificare le competenze tecniche e le capacità professionali necessarie che devono possedere tutte le risorse umane e, in particolare, il personale il cui lavoro influisce sulla qualità dei prodotti e/o dei servizi erogati.

Identificazione della necessità di nuove risorse umane

È compito della Direzione, supportata dal reparto Risorse Umane – ed eventualmente dal Responsabile Qualità e dai responsabili dei processi aziendali – identificare la necessità di nuove risorse umane affinché siano presenti all’interno dell’organizzazione le competenze necessarie allo svolgimento delle proprie attività e per assicurare la capacità produttiva desiderata.

La necessità di assunzione di nuove risorse può scaturire da diversi bisogni, tra cui:

• Internalizzazione di nuove competenze
• Modifica di mansioni già esistenti o creazione nuove mansioni
• Manifestazione della carenza di capacità e professionalità (anche derivante da eventuali non conformità)
• Sviluppo di nuovi prodotti e/o servizi

Definizione delle competenze

Una volta identificato il bisogno per cui si rende necessaria l’assunzione di nuove risorse umane, l’organizzazione definisce l’insieme di compiti e di mansioni che la nuova risorsa umana deve svolgere e, successivamente, delinea le competenze minime (grado di istruzione, abilità ed esperienza) richieste per svolgere tali attività, anche sulla base di quanto stabilito all’interno del mansionario aziendale. Le competenze minime possono essere integrate con competenze specifiche a discrezione della Direzione, in base alla figura professionale ricercata.

L’organizzazione, quindi, redige un annuncio di lavoro che descrive il profilo professionale ricercato. È importante che tale annuncio sia il più possibile chiaro, completo, non ambiguo e preciso in modo da ottimizzare il successivo processo di selezione.

Selezione delle risorse

La selezione delle nuove risorse spetta di norma alla Direzione, supportata dal reparto Risorse Umane e dal responsabile della funzione in cui la nuova risorsa sarà inserita – ed eventualmente dal Responsabile Qualità.

I candidati possono essere selezionati sulla base di diversi parametri, come ad esempio:

• Istruzione, caratteristiche tecniche e caratteristiche personali in base al ruolo che gli verrà assegnato
• Esperienza professionale, se richiesta
• Congruenza del percorso professionale del candidato rispetto alla posizione che dovrà occupare
• Cinetica con cui il candidato ha cambiato posizione nel corso del tempo
• Abilità di lavorare in un’organizzazione che applica un Sistema di Gestione per la Qualità, se necessario

La prima fase del processo di selezione, solitamente, consiste nella valutazione dei curriculum vitae ricevuti e nella scelta dei candidati ritenuti più idonei a proseguire l’iter di selezione; la seconda fase prevede l’esecuzione di uno o più colloqui individuali con le risorse allo scopo di approfondire non solo conoscenze, competenze tecniche ed esperienza professionale, ma anche attitudini personali e tratti della personalità.

Per una valutazione più efficace possono essere predisposti anche dei test o dei quesiti specifici per indagare la presenza o meno delle competenze necessarie allo svolgimento delle mansioni che verranno assegnate alla risorsa.

Aggiornamento della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità

Ad ogni assunzione e conseguente ingresso in azienda di nuove risorse umane corrisponde l’aggiornamento dell’organigramma (funzionale e/o nominale), del mansionario e – se necessario – delle procedure operative del Sistema di Gestione per la Qualità aziendale relative alle mansioni assegnate e alle attività svolte dalla risorsa.

Supporto da parte di agenzie specializzate

L’organizzazione può decidere di fare affidamento ad agenzie di recruitment specializzate per ottimizzare il processo di selezione delle risorse umane. Questo può avvenire, a solo titolo di esempio, nel caso in cui non sia presente un reparto Risorse Umane interno all’azienda o quando la risorsa ricercata possiede competenze talmente specifiche per cui si presuppone che agenzie specializzate siano in grado di reclutare risorse più adeguate in tempi ridotti.

Il compito delle agenzie di recruitment, tuttavia, dovrebbe essere limitato alla selezione iniziale dei candidati.

Spetta, infatti, all’azienda valutare l’adeguatezza delle risorse sulla base delle competenze necessarie prestabilite, utili al corretto svolgimento delle attività che influenzano la qualità del prodotto e/o del servizio erogato.