Sottomissione elettronica di un De Novo: indicazioni pratiche

La presentazione di una De Novo Request all’FDA (Food and Drug Administration), conosciuta dagli addetti ai lavori semplicemente come “De Novo”, è un processo critico per ottenere la classificazione di un dispositivo medico innovativo come dispositivo di Classe I o II. Fino ad ottobre 2022 questo processo era gravato da lunghe e dispendiose procedure di invio di documentazione cartacea. Da quella data, invece, l’FDA ha adottato un sistema di presentazione elettronica (eSubmitter) che semplifica e velocizza notevolmente questo processo.

Da quella data (il 3 ottobre 2022, per la precisione) FDA ha infatti introdotto la possibilità inviare online copie elettroniche (eCopy) o richieste pre-immissione in commercio elettroniche (eSTAR) tramite il CDRH Customer Collaboration Portal (“Portale CDRH”).

In questo articolo, forniremo una guida alla presentazione elettronica di un De Novo all’FDA, illustrando alcuni passi da seguire e le best practice per una presentazione efficace.

Che cos’è una richiesta di classificazione De Novo?

La richiesta De Novo fornisce un percorso per classificare nuovi dispositivi medici per i quali i soli controlli generali, o controlli generali e speciali, forniscono una ragionevole garanzia di sicurezza ed efficacia per l’uso previsto, ma per i quali non esiste un predicate device già commercializzato legalmente negli Stati Uniti. La classificazione De Novo è un processo di classificazione basato sul rischio.

Quando i dispositivi, a seguito della  richiesta di classificazione De Novo (De Novo request), sono classificati nella classe I o nella classe II essi possono da quel momento essere commercializzati negli USA, nonché utilizzati come predicate device per future notifiche pre-commercializzazione [510(k)], se applicabile.

Esistono due situazioni in cui è possibile inviare una richiesta De Novo:

• dopo aver ricevuto una determinazione di non sostanziale equivalenza (NSE) (vale a dire, nessun predicate device) in risposta a una richiesta 510 (k).
• se dopo approfondite ricerche si è stabilito che non esiste alcun dispositivo legalmente commercializzato su cui basare una determinazione di sostanziale equivalenza.

Il contenuto di una richiesta De Novo

Nel preparare l’invio di una richiesta, ci sono molti aspetti da considerare riguardo al contenuto. Oltre agli elementi elencati nella Acceptance Checklist, contenuta nel documento guida “Acceptance Review for De Novo Classification Request”, ci sono alcuni altri elementi da includere per evitare un “refuse-to-accept” (RTA) da parte della FDA:

1. Una cover sheet che identifichi la richiesta come richiesta De Novo
2. Informazioni amministrative, come la destinazione d’uso del dispositivo, l’uso su prescrizione o l’uso da banco previsto, ecc.
3. Una descrizione del dispositivo che includa tecnologia, condizioni d’uso proposte, accessori, componenti, ecc.
4. Informazioni sulla classificazione e dati di supporto. Ciò comprende: 

• • La classificazione raccomandata per la presentazione
  • Una discussione completa del motivo per cui i controlli generali o i controlli generali e speciali forniscono una ragionevole garanzia della sicurezza e dell’efficacia del dispositivo e quali controlli speciali (se si propone una designazione di Classe II) consentirebbero all’Agenzia di concludere che esiste una ragionevole garanzia del dispositivo sia sicuro ed efficace per l’uso previsto.
  • Dati clinici (se applicabili) rilevanti per supportare sicurezza ed efficacia del dispositivo
  • Dati non clinici, inclusi test prestazionali
  • Informazioni su ricondizionamento e sterilizzazione, durata di conservazione, biocompatibilità, software, sicurezza elettrica e compatibilità elettromagnetica, studio sugli animali, letteratura (se applicabile)
  • Una descrizione dei probabili benefici del dispositivo rispetto ai probabili rischi quando il dispositivo viene utilizzato come previsto: FDA ha creato anche un documento guida completo, con esempi, intitolato “Factors to Consider When Making Benefit-Risk Determinations in Medical Device Premarket Approval and De Novo Classifications”

Invio di una richiesta De Novo

È necessario inviare almeno una copia valida in formato elettronico tramite il programma eSTAR attraverso il CDRH Customer Collaboration Portal (CDRH Portal). Le richieste, infatti, possono ancora ancora essere presentate in formato elettronico (eCopy) al Centro Controllo Documenti (DCC) competente, ma è ormai preferibile che la loro presentazione sia compiuta, come detto, al CDRH utilizzando il modello di presentazione elettronico (eSTAR), che l’FDA ha appositamente predisposto a tal scopo.  

La FDA, inoltre, ha pubblicato a settembre 2023 una bozza di linea guida per facilitare coloro che hanno presentato richieste De Novo nel comprendere le risorse attuali e i contenuti per supportare le presentazioni elettroniche De Novo alla FDA. Questa bozza di guida intende rappresentare uno dei numerosi passi verso il rispetto dell’impegno della FDA per lo sviluppo di modelli di presentazione elettronica che servono come strumenti per migliorare la coerenza della presentazione della domanda e aumentare l’efficienza nel processo di revisione. Una volta finalizzata, questa guida fornirà ulteriori standard per la presentazione in formato elettronico, un calendario per la definizione di questi ulteriori standard e i criteri per deroghe ed esenzioni dai requisiti.

Altre note operative

Per procedere con la presentazione elettronica, si agisce sul sito web dell’FDA come segue:

• Step 0 – Accedere al sito web FDA e creare un account eSubmitter (la creazione non richiede il pagamento di alcuna fee), si vedano le istruzioni a questa pagina dell’FDA
• Step 1 – Accedere a eSubmitter utilizzando le credenziali dell’account
• Step 2 – Compilare il Modulo De Novo: eSubmitter fornisce un modulo online da compilare con i dati del dispositivo medico, le informazioni del richiedente e le motivazioni per la classificazione De Novo. È importante compilare il modulo con attenzione e accuratezza, fornendo tutte le informazioni richieste.
• Step 3 – Allegare i documenti: è necessario allegare al modulo online i documenti necessari a supporto della De Novo request. Questi devono comprendere:
  • Dati tecnici e di progettazione del dispositivo
  • Studi preclinici e clinici
  • Etichette e istruzioni per l’uso
  • Manuale di manutenzione
  • Qualsiasi altra informazione a supporto della richiesta
• Step 4 – Firmare e inviare il De Novo: dopo aver compilato il modulo e allegato i documenti, è necessario firmare digitalmente la De Novo e inviare il tutto tramite eSubmitter.

Al termine dell’invio, eSubmitter rilascia una ricevuta di avvenuta presentazione che attesta la data e l’ora di presentazione del De Novo.

Prima di iniziare la presentazione elettronica è fondamentale leggere attentamente le istruzioni disponibili sul sito web dell’FDA; compilare il modulo De Novo con attenzione e accuratezza, assicurarsi di allegare tutti i documenti necessari, controllare attentamente la De Novo request prima di firmarla digitalmente e conservare la ricevuta di avvenuta presentazione.

La presentazione elettronica di un De Novo all’FDA rappresenta un metodo efficiente e snello per richiedere la classificazione di un dispositivo medico. Nel caso di dubbi in merito la compilazione è comunque possibile, e consigliabile, farsi affiancare da risorse che abbiano familiarità col processo di sottomissione elettronica.