POV: sei una medical writer al tuo primo advisory board e cerchi di non perderti neanche una parola. I medici parlano in fretta, concetti complessi si sovrappongono e spoiler: trascrivere tutto è impossibile. Documentare un advisory board richiede ascolto attivo, organizzazione e una strategia narrativa per raccontare (bene) l’essenza del dibattito.
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Partecipare a un advisory board da medical writer non significa semplicemente trascrivere il contenuto dell’incontro, ma saperne cogliere il senso profondo e restituirlo in modo chiaro, rigoroso e accessibile alla comunità scientifica. Dietro un advisory ben documentato si cela un lavoro meticoloso di preparazione, ascolto e sintesi. Per capire davvero come affrontare tutto questo, è utile partire dalle basi.
Istruzioni per l’uso: chi, cosa e perché.
Gli advisory board sono tavoli di confronto in cui professionisti della salute analizzano evidenze scientifiche, condividono esperienze, discutono casi clinici e nuove terapie e, quando possibile, convergono verso un consenso utile alla pratica medica. Nascono per favorire il dialogo e la condivisione della conoscenza su temi clinici rilevanti, soprattutto quando emerge un divario tra letteratura e pratica, o quando le evidenze disponibili vanno adattate a contesti locali e ai bisogni reali dei pazienti. In assenza di linee guida consolidate, l’esperienza degli esperti può giocare un ruolo decisivo nell’orientare le decisioni.
Il gruppo di professionisti coinvolti è solitamente composto da una decina di figure professionali con ruoli complementari:
- un chairperson che facilita il confronto e ne assicura l’efficacia,
- medici e personale sanitario non medico con esperienza diretta nell’area terapeutica,
- specialisti tecnico-scientifici selezionati in base agli obiettivi dell’incontro
- supporti operativi come i medical writer e tecnici audio-video.
Questi incontri possono essere promossi da aziende farmaceutiche, agenzie, società medico-scientifiche o provider di formazione.
A seconda delle esigenze dell’ente promotore, i medical writer possono essere coinvolti in diverse fasi dell’advisory board: dalla preparazione dei materiali introduttivi – come report e presentazioni – alla redazione del verbale durante il meeting, fino alla produzione dei contenuti post-incontro. Tra questi ultimi rientrano la trascrizione integrale, il verbale, l’executive summary, il report dettagliato e lo slide deck.
Il report è generalmente il prodotto più richiesto e anche il più approfondito. Può essere utilizzato per finalità strategiche o preparato in vista di una pubblicazione scientifica (soprattutto se l’incontro ha prodotto un consenso formale). In questo articolo vedremo cosa fare (e cosa evitare) per redigerlo al meglio.
Manuale di sopravvivenza per medical writer
Ci sono alcuni passaggi a cui prestare attenzione per affrontare in maniera efficace un advisory board, e la successiva stesura del report.
- Consapevolezza del contesto scientifico
Prepararsi sull’argomento prima dell’incontro è fondamentale per collocarsi mentalmente nel giusto contesto e sapere cosa aspettarsi dalle discussioni. Avere una panoramica dello stato dell’arte e familiarizzare con le abbreviazioni più utilizzate in letteratura risulta molto utile per seguire il discorso e risparmiare un po’ di tempo mentre si prendono appunti.
A tal fine, disporre del programma dell’evento e comprendere in anticipo le aspettative degli esperti è fondamentale sia per l’individuazione dei passaggi chiave, sia per indirizzare il lavoro durante l’advisory board, quindi per valorizzare al meglio il report finale.
- Non dare nulla per scontato
È importante richiedere in anticipo l’autorizzazione alla registrazione dell’incontro e verificare la disponibilità dei partecipanti a condividere il materiale presentato. Disporre delle slide e del file audio dell’evento è un grande supporto per organizzare gli appunti e poter riascoltare o rivedere i passaggi più complessi o sfuggiti. Questo faciliterà la trascrizione, soprattutto se si utilizzano software dedicati, offrendo così una base solida su cui lavorare.
Durante il meeting, prenditi il tempo per identificare ogni partecipante: annota nome, affiliazione e ospedale di appartenenza riprendendo negli appunti chi sta parlando in ogni momento. Anche se nel report finale non citerai puntualmente ogni persona e intervento, sapere chi e quando ha parlato ti permetterà di contestualizzare al meglio quanto emerso.
- Prendere (tanti) appunti
Ognuno ha la propria modalità per farlo, che siano cartacei o digitali, l’obiettivo finale è sempre lo stesso: rendere i tuoi appunti uno strumento utile e comprensibile. Inoltre, se hai l’autorizzazione a registrare, annota i minuti chiave per ritrovare velocemente i passaggi più importanti. Organizza fin dall’inizio il documento in sezioni distinte, così anche senza riportare ogni battuta saprai sempre dove trovare dettagli e spunti.
- Scegliere il giusto taglio
Cercare di trascrivere parola per parola non è quasi mai la strategia migliore. È molto più importante afferrare il filo del discorso e immaginare fin da subito il taglio che si vuole dare al report. Lo stile deve essere sobrio e chiaro: un linguaggio neutro, scientifico e privo di toni promozionali è fondamentale. Il contenuto dovrà rimanere fedele all’incontro e allo stesso tempo essere fruibile e rilevante per la comunità scientifica.
Mantieni un’organizzazione precisa. Spesso il meeting si articola in diverse sessioni, comprese discussioni di gruppo: ogni sessione va riportata con titolo, durata e relatore di riferimento, seguendo un ordine cronologico. Tuttavia, in fase di report, non sempre ha senso seguire puntualmente la sequenza temporale degli interventi. In molti casi può risultare più efficace raggruppare i contenuti per temi, così da offrire una lettura più coerente e focalizzata.
- Dare voce al dibattito
Durante le discussioni, è normale che gli esperti si confrontino con scambi rapidi e talvolta sovrapposti. Anche se può essere difficile da riportare, questo dinamismo permette di far emergere i concetti più rilevanti, dettagli su casi critici, dubbi ricorrenti, problematiche condivise e approcci differenti.
Il compito del medical writer è quello di sintetizzare il dibattito, mettendo in luce i punti chiave e le domande più significative. I lettori, infatti, devono poter individuare facilmente le informazioni utili per prendere decisioni. Una buona strategia è evidenziare i messaggi principali o riassumerli alla fine del report.
Infine, è essenziale distinguere le opinioni individuali dal consenso generale, per garantire una rappresentazione fedele e non distorta dei contenuti discussi. Non dare spazio solo ai punti condivisi: i disaccordi forniscono altrettante chiavi di lettura.
Nell’ecosistema della ricerca e della pratica clinica, gli advisory board rappresentano momenti chiave per orientarsi in contesti complessi. Il confronto tra pari e la capacità di tradurre l’esperienza in conoscenza ne rappresentano i principali punti di forza. In questo scenario, il medical writer dà forma e struttura ai contenuti, trasformandoli in strumenti comunicativi chiari e condivisibili con la comunità scientifica e gli stakeholder.
