Disporre di fornitori di riserva, qualificati e pronti per prendere in carico nuove commesse in caso di necessità, è tanto più fondamentale quanto più è critico il processo o il materiale il cui approvvigionamento è affidato a terzi. L’interruzione della catena di fornitura, infatti, può configurare un danno economico per l’azienda e un danno sociale per i pazienti e gli utilizzatori di dispositivi, che potrebbero ritrovarsi in assenza di ciò che è fondamentale per diagnosticare, monitorare o trattare condizioni cliniche anche molto critiche (pensiamo a dispositivi salvavita, ad esempio).
Avere a disposizione un fornitore alternativo, permette, inoltre, di ridurre al minimo i tempi di inattività e di soddisfare tempestivamente le richieste estemporanee dei clienti, che il fornitore principale potrebbe non essere in grado di gestire.
Selezione dei fornitori di riserva
Compito dell’ufficio acquisiti è identificare tutti quei possibili fornitori che potrebbero risultare idonei ad approvvigionare l’azienda dei materiali necessari o ad occuparsi di uno dei processi che l’organizzazione esternalizza. Gli aspetti da tenere in considerazione sin dalle fasi della selezione, oltre a quelli di natura prettamente economico-commerciale, sono i seguenti:
- Rispondenza del prodotto/processo offerto alle specifiche stabilite dall’azienda
- Esistenza di attestazioni ufficiali relative al livello di qualità garantito dal candidato fornitore per i prodotti o processi approvvigionati (Certificato d’analisi del materiale, Certificato di conformità ISO13485/ISO9001 o altri schemi, …)
- Capacità produttiva, utile a misurare quanto il fornitore potrebbe essere responsivo in caso di emergenza e necessità
Qualifica dei fornitori
L’azienda, a partire dalla selezione dei fornitori attuata – tipicamente – dall’ufficio acquisiti, procede alla loro qualifica. In questa attività è indispensabile tenere in debito conto il rischio associato al dispositivo medico coinvolto e devono essere ben valutate le capacità del fornitore di fornire un prodotto che soddisfi i requisiti, le sue prestazioni e l’effetto che il processo avrà sulla qualità del dispositivo medico finito.
Data la delicatezza del passaggio, una delle attività migliori per raccogliere tutti gli elementi utili a esprimere un giudizio consapevole sul fornitore candidato e scegliere, quindi, se qualificarlo o meno, è l’audit di seconda parte. Sia che si tratti di un terzista, sia che si tratti di un fornitore di semilavorati o materie prime, grazie all’audit l’organizzazione ha modo di valutare in prima persona le modalità con cui il fornitore gestisce e monitora i propri processi, potendo così indagare al meglio il suo grado di affidabilità. Per maggiori dettagli sull’audit di seconda parte, si faccia riferimento all’articolo già pubblicato in questa rubrica.
Fornitore di riserva o approccio multifornitore?
Un fornitore di riserva (o di back-up) costituisce, di fatto, una fonte secondaria di approvvigionamento di cui l’azienda dispone per garantire la continuità dell’immissione sul mercato dei dispositivi quando il fornitore principale non è in grado di soddisfare le richieste. Quest’ultimo, in tale scenario, rimane comunque la fonte principale di approvvigionamento, mentre il fornitore di back-up costituisce una sorta di piano di fuga per mitigare i danni derivanti da situazioni di emergenza.
Può essere però adottato dalle organizzazioni anche un approccio cosiddetto “multi-fornitore”, che prevede la diversificazione della catena di fornitura, approvvigionandosi contemporaneamente da più soggetti parimenti qualificati. In sostanza l’azienda, invece di affidarsi ad un unico fornitore mantenendone uno o più silenti dietro le quinte (seppure qualificati), distribuisce il proprio approvvigionamento tra diversi fornitori e ciascuno di essi contribuisce a creare una catena di fornitura più stabile ed equilibrata.
Entrambe le strategie hanno pro e contro. Optare per un fornitore di riserva permette di sentirsi le spalle coperte in caso di imprevisti e garantisce una risposta rapida alle eventuali interruzioni di approvvigionamento del fornitore principale, consentendo un ripristino rapido delle attività produttive e, conseguentemente, tempi di inattività ridotti al minimo. Tuttavia, il fornitore di riserva non consente all’organizzazione di spezzare quel certo legame di dipendenza che esiste con il fornitore primario e questo potrebbe risultare rischioso nel caso in cui una situazione di emergenza si prolunghi più del previsto o se gli imprevisti per qualche ragione si accumulino in un ridotto arco di tempo. D’altro canto, l’approccio multi-fornitore riduce la vulnerabilità ai rischi dei singoli fornitori, ma richiede un coordinamento e una gestione efficaci di più fornitori, compresa la negoziazione dei contratti, l’allineamento dei processi produttivi e la gestione della logistica, oltre che della pianificazione.
