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Come documentare il monitoraggio periodico dei fornitori

Il monitoraggio periodico dei fornitori è un’attività fondamentale del sistema di gestione per la qualità, dal momento che con essa l’organizzazione si assicura che il proprio parco fornitori rimanga adeguato a soddisfare i requisiti di qualità predefiniti.

Mariagiulia Biscaro

Mariagiulia Biscaro

Quality Management Systems Manager
Dispositivi medici, come documentare il monitoraggio periodico dei fornitori

Il monitoraggio periodico dei fornitori è un’attività fondamentale del sistema di gestione per la qualità, dal momento che con essa l’organizzazione si assicura che il proprio parco fornitori rimanga adeguato a soddisfare i requisiti di qualità predefiniti. Capita infatti che, nell’arco di un anno, si verifichi magari qualche non conformità che, presa singolarmente, non desta particolari preoccupazioni; se – però – nell’arco dei 12 mesi questa si è ripresentata più volte con lo stesso fornitore, ecco che potrebbe essere sintomo di un problema più ampio, da approfondire e su cui intervenire in modo specifico. Accade anche che un fornitore che si era dotato di un sistema qualità certificato rinunci o perda la sua certificazione e, come organizzazione, è importante che si valuti attentamente questo cambiamento e le ragioni che lo hanno comportato, per giudicare se quel fornitore possa rimanere o meno qualificato.

La procedura e la modulistica associata

La procedura di approvvigionamento, parte della documentazione del sistema di gestione per la qualità aziendale, prevede specifici criteri, sia per la prima valutazione di un fornitore – ossia quella finalizzata alla sua qualifica iniziale – sia per il monitoraggio periodico dei fornitori storici qualificati.

Dotarsi di uno strumento che – in coerenza con la procedura – possa agevolare il monitoraggio e la registrazione degli esiti della valutazione dei fornitori, è utile sia per risparmiare tempo prezioso nell’esecuzione di questa attività, sia per assicurarsi che tutti i parametri applicabili siano stati presi in considerazione e valutati adeguatamente.

Struttura del modulo di registrazione del monitoraggio periodico dei fornitori

Per il monitoraggio periodico dei fornitori, la forma tabellare è quella che si presta maggiormente alla registrazione dell’attività. Tipicamente, la prima colonna è dedicata all‘identificazione del fornitore (es. nome/ragione sociale) e la seconda è utile a definire la data di prima qualifica. A colpo d’occhio avremo così una panoramica di tutti i fornitori e potremo ordinarli facilmente per “storicità” di rapporto. Nel caso in cui si voglia poter stratificare tra tipologie di fornitori, è possibile creare delle macrocategorie in cui differenziarli in base al prodotto/servizio fornito (es. materie prime, servizi di consulenza, processi/fasi di lavorazione, ecc.).

Seguono le colonne che consentono di riportare gli esiti della valutazione per ciascun criterio previsto dalla procedura di monitoraggio periodico. Un esempio è il seguente:

  • Colonna A: Numero di non conformità imputabili al fornitore
  • Colonna B: Puntualità delle consegne
  • Colonna C: Livello di qualità della gestione dell’ordine
  • Colonna D: Rapporto qualità/prezzo
  • Colonna E: Presenza/Assenza di una certificazione del Sistema Qualità
  • Colonna F: Livello assistenza tecnica

Il modulo si conclude quindi con una colonna che riporta l’esito finale della valutazione, che potrà essere:

  • Qualifica confermata
  • Qualifica con riserva
  • Qualifica non confermata

Uso di indici e numeri

Qualora la procedura abbia previsto che tutti i giudizi siano espressi in forma numerica, secondo specifiche legende che traducono in numero anche i giudizi qualitativi, può essere molto comodo utilizzare come strumento di monitoraggio un foglio di calcolo nel quale inserire una serie di automatismi (ossia formule) che permettano al responsabile della valutazione fornitori di limitarsi ad inserire il risultato della valutazione di ciascun singolo parametro, facendo risultare l’esito complessivo della valutazione del fornitore in automatico in una cella dedicata.

Tools informatici

Esistono sistemi ben più complessi di un foglio di calcolo che possono essere utilizzati per il monitoraggio periodico dei fornitori. Se l’organizzazione sceglie di adottarli, è importante che venga verificato che questi possano ben adattarsi alla procedura che è stata definita e ai criteri che sono stati stabiliti per valutare i fornitori. Nel caso si decida di optare per un software gestionale, l’organizzazione deve valutare la necessità di procedere con la convalida dell’applicativo, secondo quanto previsto dalla norma UNI CEI EN ISO 13485:2016.

Mariagiulia Biscaro

Mariagiulia Biscaro

Quality Management Systems Manager

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