La verifica ispettiva di prima parte, o audit interno, è uno strumento fondamentale che le aziende possono adottare per valutare se il proprio Sistema di Gestione per la Qualità è efficace ed efficiente, se è conforme ai requisiti applicabili, se è efficacemente implementato, attuato e mantenuto, e se i suoi elementi costitutivi (Manuale Qualità, procedure, registrazioni, …) sono conosciuti e correttamente utilizzati da tutte le risorse.
Risulta estremamente importante, dunque, la scelta dell’auditor a cui affidare la conduzione delle verifiche ispettive interne: sia che si tratti di un dipendente interno all’organizzazione, sia che si tratti di un consulente esterno, questa figura professionale deve possedere specifiche qualifiche e competenze, così da essere in grado di condurre la verifica in modo corretto ed efficace.
In particolare, l’auditor deve conoscere almeno:
- Le tecniche e i metodi di audit
- I criteri di audit, ovvero le norme di sistemi di gestione secondo le quali viene verificata la conformità del Sistema di Gestione per la Qualità aziendale e altri documenti di riferimento
- L’organizzazione, il suo contesto e i suoi processi
- I requisiti legislativi e regolamentari applicabili
Qualifiche
Per poter condurre una verifica ispettiva interna è necessario che l’auditor possieda delle qualifiche specifiche. Nel bagaglio conoscitivo dell’auditor interno devono essere compresi la norma ISO 19011 – Linee guida per audit di sistemi di gestione, per avere buona padronanza delle tecniche di audit, nonché le norme tecniche (ad esempio la norma ISO 13485 – Dispositivi medici, Sistemi di gestione per la qualità, Requisiti per scopi regolamentari) e i requisiti regolamentari applicabili all’organizzazione.
Per ottenere le qualifiche descritte è possibile partecipare a corsi di formazione erogati da enti riconosciuti allo scopo di acquisire conoscenze teoriche ed operative per valutare correttamente la conformità, la corretta applicazione e l’efficacia di un Sistema di Gestione per la Qualità.
Nel caso in cui la verifica ispettiva sia condotta in team, per il Lead Auditor – ovvero colui che coordina l’intero gruppo di verifica – è consigliabile partecipare a corsi di formazione avanzati erogati da enti riconosciuti che permettono di acquisire le conoscenze per pianificare, preparare, coordinare ed eseguire le attività di audit.
Competenza ed esperienza
Le competenze di un auditor possono essere acquisite secondo diverse modalità, tra cui:
- il completamento con successo di programmi di formazione dedicati che includono le conoscenze e abilità di carattere generale richieste ad un auditor interno
- l’acquisizione di esperienza in una pertinente posizione tecnica o professionale che comporti la formulazione di giudizi, il processo decisionale, la soluzione di problemi e la comunicazione verso le parti interessate rilevanti
- l’acquisizione di esperienza di audit partecipando a verifiche ispettive in affiancamento ad altri auditor competenti nella stessa disciplina
- la partecipazione a corsi di istruzione/formazione e l’acquisizione di competenze in una specifica disciplina e settore di sistema di gestione, contribuendo così allo sviluppo della competenza complessiva
È importante, infatti, valutare un auditor non solo tramite le qualifiche formali in suo possesso ma tenendo in considerazione tutto il bagaglio professionale: un buon auditor è colui che ha acquisito esperienza trasversale in diversi settori ed è in grado, così, di fornire all’organizzazione strumenti e consigli utili ed efficaci per il miglioramento.
Soft skills
Oltre ad ottenere alle qualifiche e alle competenze descritte in precedenza, per condurre al meglio una verifica un buon auditor deve anche possedere specifiche caratteristiche personali, tra cui:
- Diplomazia, così da usare il giusto tatto nel rapporto con le altre persone
- Risolutezza, per pervenire tempestivamente a conclusioni basate sull’analisi e sul ragionamento logico
- Versatilità, ossia capacità di adattarsi prontamente a diverse soluzioni
- Tenacia, così da essere sempre focalizzato sul raggiungimento dell’obiettivo
- Apertura al miglioramento, per essere sempre pronto ad apprendere dalle diverse situazioni
- Mentalità aperta, per essere disposto a prendere in considerazione idee o punti di vista alternativi
- Spirito di osservazione
- Sincerità e onestà
Imparzialità e indipendenza
Un’altra caratteristica fondamentale da tenere in considerazione durante la scelta dell’auditor interno è la sua capacità di essere imparziale e la sua indipendenza rispetto alle attività da verificare; in linea generale, infatti, un auditor non può verificare un processo gestito sotto la sua diretta responsabilità.
Affidare la verifica ispettiva interna ad una figura esterna all’organizzazione può risultare una scelta vincente poiché non esistono interessi di natura economica né operativa e il punto di vista di un auditor esterno, non essendo influenzato dalla routine aziendale, consente di individuare criticità ed aree di miglioramento in modo più efficace.
Mantenimento e miglioramento delle competenze
L’auditor interno dovrebbe mantenere la propria competenza attraverso la partecipazione regolare a verifiche ispettive e migliorarla in modo continuo mediante lo sviluppo professionale costante, tenendo in considerazione un eventuale sviluppo nelle prassi di audit, cambiamenti nel settore e alle norme pertinenti.
Il miglioramento continuo può essere conseguito mediante diverse modalità, tra cui la partecipazione a corsi di formazione, seminari e/o conferenze, l’incremento dell’esperienza lavorativa o lo studio personale.
