Una fiera è un evento di settore, a rilevanza locale, nazionale o internazionale, durante il quale le aziende hanno l’opportunità di promuovere sé stesse, i propri servizi e i propri prodotti.

Il fulcro della fiera è lo spazio espositivo, che consiste in uno o più padiglioni, di solito suddivisi in aree tematiche, all’interno dei quali sono ospitati gli stand delle aziende partecipanti.

Spesso le fiere comprendono anche delle sale che possono essere destinate allo svolgimento di incontri formativi e di approfondimento, workshop, tavole rotonde, presentazioni aziendali e lanci di prodotto.

Partecipare a una fiera in qualità di espositori dà alle aziende una serie di vantaggi, tra cui:

• il consolidamento della brand awareness e brand reputation presso il target di riferimento;
• la creazione di contatti con nuovi potenziali clienti;
• la nascita di nuove collaborazioni e opportunità di lavoro congiunte;

• il monitoraggio dell’evoluzione del settore, con un focus particolare su innovazioni e tendenze.

Uno degli aspetti cruciali per attirare l’attenzione e conquistare la fiducia di potenziali clienti e collaboratori è – senza dubbio – dimostrare la propria competenza e competitività.

Le occasioni di incontro in fiera si verificano prevalentemente in due contesti:

• nelle presentazioni orali previste nell’evento;
• presso gli stand.

Per impostare un’efficace strategia di comunicazione, è fondamentale tener conto delle peculiarità di queste situazioni. Nei prossimi paragrafi, forniremo alcuni spunti di riflessione in tal senso.

Per una comunicazione efficace nelle presentazioni orali

Le presentazioni orali fungono a tutti gli effetti da palcoscenico per le aziende espositrici, consentendo loro di raggiungere un pubblico abbastanza ampio.

I tempi delle presentazioni possono variare da 20 minuti a un’ora, a seconda del tipo di iniziativa (incontro formativo, tavola rotonda, workshop ecc.) e della tematica trattata.

In genere, si utilizzano supporti visivi (ad es. PowerPoint) che fungono da traccia e contribuiscono a focalizzare l’attenzione del pubblico sui concetti chiave.

È opportuno che il tono del discorso e lo stile della presentazione, comprese le scelte estetiche, siano adattati alla tipologia di pubblico.

In buona sostanza, lo scopo del relatore sarà far intuire ai presenti che l’azienda che rappresenta è composta da professionisti di alto livello ed è al passo con le ultime tendenze, in modo da attrarre un maggior numero di visitatori allo stand.

Per una comunicazione efficace presso lo stand

Gli stand favoriscono un’interazione diretta e personalizzata con i visitatori.

Le persone che gestiscono lo stand, spesso membri dell’Ufficio Commerciale e del reparto Ricerca e Sviluppo, entrano in contatto con partner e clienti, sia abituali che potenziali.

L’abilità di questi professionisti sta nel riuscire a descrivere brevemente, con chiarezza e precisione, i prodotti e/o servizi offerti, anticipare le eventuali esigenze e domande dei visitatori, e mostrarsi disponibili a fissare appuntamenti e a mantenersi in contatto in futuro.

Poiché il tempo a disposizione per singolo visitatore è piuttosto limitato, essi possono avvalersi di materiali informativi e promozionali che sintetizzino e riportino in modo riconoscibile e memorabile quanto di interesse per i loro interlocutori. Di norma, i supporti utilizzabili a questo scopo sono stampati o multimediali.

I più comuni materiali stampati comprendono:  

• Volantino o flyer

Singolo foglio stampato su un lato o su entrambi. Formati più comuni: A6, DL, A5 e A4.

• Pieghevole o dépliant

Uno o più fogli piegati per creare più facciate in cui distribuire le informazioni. Vari formati a seconda delle esigenze.

• Opuscolo o brochure

Più fogli stampati, rilegati e uniti a una copertina. Formati più comuni: A5 o A4.

I materiali multimediali più usati sono video di presentazione o esplicativi, in quanto rappresentano uno strumento per coinvolgere emotivamente i visitatori. I video sono molto utilizzati per introdurre l’azienda e i suoi valori, mostrare gli impianti di produzione, le sedi e il personale, nonché per illustrare il funzionamento dei prodotti ecc.

Per gli espositori la sfida probabilmente più grande è riuscire a condividere contenuti di elevato tenore scientifico con la controparte, risultando efficaci ed evitando eccessivi tecnicismi. Per questo è necessario ricercare il giusto equilibrio sia nel parlato che nei materiali di supporto alla comunicazione, fornendo informazioni corrette e accurate, selezionando con attenzione i soli dettagli rilevanti. In quest’ottica, risulta utile documentare le fonti di quanto sostenuto e argomentato, sottolineando l’eventuale supporto della letteratura o di sperimentazioni ad hoc e avendo cura di includere nei materiali presentati i riferimenti bibliografici, così da consentire un eventuale approfondimento.

In conclusione, un’efficace comunicazione scientifica si ottiene integrando presentazioni orali e stand fieristici con supporti visivi e materiali stampati o multimediali adatti, che non solo rispettino la precisione delle informazioni ma le valorizzino al massimo.