La gestione della qualità è un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal settore in cui opera. L’adozione di un Sistema di Gestione per la Qualità efficace non solo migliora i prodotti, i servizi e – in definitiva – la soddisfazione del cliente, ma porta anche ad una migliore efficienza operativa e ad una riduzione dei costi. Affrontare correttamente i requisiti di gestione della qualità è, quindi, essenziale per garantire che le organizzazioni possano sempre soddisfare le aspettative dei clienti, rispettare i requisiti regolamentari applicabili e mantenere così un vantaggio competitivo sul mercato.
Ma come affrontarli nel modo giusto?
In questo articolo capiremo come gestire in modo efficace i requisiti di gestione della qualità.
Comprendere i requisiti di qualità: il prima passo fondamentale
Il primo passo per affrontare correttamente i requisiti di gestione della qualità è comprenderli a fondo.
In generale, tali requisiti comprendono tutto ciò che un’azienda deve rispettare per garantire che i suoi prodotti (o servizi) siano all’altezza degli standard richiesti dal mercato, dalle normative e dai clienti. Tuttavia, ogni settore ha le sue peculiarità: ad esempio, il principale standard che regola la qualità nel settore dei dispositivi medici e degli IVD è la ISO 13485 (Cos’è la ISO 13485 e perché è importante per l’industria dei dispositivi medici), che comprende dei requisiti specifici per tale comparto (I principali requisiti della ISO 13485 ).
È fondamentale che i Responsabili della qualità in primis, e tutti i responsabili aziendali poi, abbiano una buona conoscenza di tutti i requisiti, non solo per garantirne la conformità, ma anche per poterli affrontare correttamente.
Pianificazione e implementazione di un sistema di qualità in modo semplice ma efficace
Una volta compresi i requisiti, i passi successivi sono la pianificazione e l’implementazione di un Sistema di Gestione per la Qualità. Questo sistema dovrebbe essere progettato per soddisfare i requisiti specifici dell’organizzazione e garantirne il miglioramento continuo e, cosa estremamente importante, deve essere parte integrante dei processi quotidiani.
L’approccio più diffuso per una corretta pianificazione e implementazione è il ciclo PDCA (Plan–Do–Check–Act):
- Pianificazione: per prima cosa vanno definiti gli obiettivi di qualità in modo chiaro e misurabile, coinvolgendo tutti i dipartimenti aziendali
- Implementazione: in questa fase l’organizzazione esegue le attività pianificate
- Verifica: tutte le azioni intraprese devono essere monitorate per valutare il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati
- Azione: se dal monitoraggio dei processi emergono delle criticità, l’organizzazione dovrebbe intraprendere opportune azioni preventive e/o correttive
Coinvolgimento di tutte le parti interessate
La gestione della qualità non può essere un compito isolato, in capo al solo Responsabile della qualità; perché sia efficace, deve coinvolgere tutti i livelli dell’organizzazione, dai vertici aziendali fino agli operatori in prima linea.
Ogni membro dell’azienda deve essere consapevole di come il suo lavoro contribuisca alla qualità del prodotto finito e al raggiungimento degli obiettivi aziendali; per questo, un aspetto chiave della gestione della qualità è la comunicazione interna, che deve essere chiara, tempestiva e trasparente.
Inoltre, la gestione della qualità deve tenere in considerazione anche i feedback da parte di clienti e altre parti interessate esterne (ad esempio, fornitori e partner). Un coinvolgimento proattivo di tutte queste parti è fondamentale per garantire che i requisiti siano compresi e soddisfatti, nonché per assicurare il miglioramento continuo.
Monitoraggio e controllo delle performance
Il monitoraggio delle performance è un passaggio essenziale per garantire che i requisiti di qualità siano effettivamente raggiunti. L’organizzazione deve raccogliere dati pertinenti (sia quantitativi che qualitativi) per valutare l’efficacia del proprio Sistema di Gestione per la Qualità. Esistono diversi strumenti da utilizzare, dai semplici sondaggi di soddisfazione del cliente, alle verifiche ispettive interne, controlli statistici appropriati, ispezioni, …
I risultati ottenuti devono essere utilizzati per identificare eventuali aree di miglioramento e per adottare azioni correttive e/o preventive.
Miglioramento continuo
L’ultimo punto, ma sicuramente il più importante, è il miglioramento continuo: si tratta del cuore di ogni Sistema di Gestione per la Qualità di successo. La qualità, infatti, non è un traguardo che si raggiunge una volta per tutte, ma è un percorso costante.
Un buon Sistema di Gestione per la Qualità non si limita a rispettare i requisiti stabiliti, ma lavora attivamente per ottimizzare e rendere più efficienti tutti i processi aziendali.
Il miglioramento continuo può essere ottenuto mediante l’analisi dei dati derivanti dalla valutazione delle performance, la formazione continua del personale, l’adozione di nuove tecnologie e la revisione delle politiche aziendali in funzione delle esigenze di mercato e dei clienti.
