Sebbene il “Response to Reviews Document” sia forse il documento più temuto – o addirittura detestato – nel processo di pubblicazione di un manoscritto, il suo ruolo è di importanza cruciale. Una stesura efficace può infatti facilitare notevolmente l’approvazione del manoscritto, rendendo più agevole il lavoro dei revisori e dell’editore durante la valutazione del manoscritto.

Ma come possiamo redigere questo documento in modo formalmente corretto? Vediamolo insieme.

Il primo passo consiste nel ringraziare il revisore per il tempo dedicato alla valutazione del manoscritto. È importante ricordare che il revisore ha offerto il suo contributo in modo volontario e gratuito; quindi, è fondamentale adottare un tono di sincera gratitudine e cortesia.

Dopo aver espresso i ringraziamenti, è convenevole inserire una breve introduzione che fornisca una sintesi concisa delle revisioni più significative. Questo aiuta i revisori e l’editore a cogliere i punti principali su cui si è focalizzata la revisione del manoscritto, permettendo di mettere in rilievo le modifiche più rilevanti, come integrazioni del testo o delucidazioni. Correzioni minori, come quelle grammaticali o stilistiche, possono essere omesse in questa sintesi.

Una volta fornita questa panoramica generale del processo di revisione, si può procedere a rispondere ai singoli commenti dei revisori.

Dal punto di vista prettamente strutturale, il metodo più efficace per rispondere alle richieste dei revisori è la point-by-point response, ovvero la risposta punto per punto. Questo approccio permette di fornire una risposta specifica per ciascuna osservazione sollevata dai revisori, consentendo loro e all’editore di verificare facilmente che tutte le questioni siano state considerate e adeguatamente affrontate.

Per facilitare il successivo lavoro dei revisori, è utile – e sicuramente apprezzato – riportare nel documento il commento del revisore e inserire, immediatamente sotto, la propria risposta, magari utilizzando un font o un colore differente. Questa impostazione evita che i revisori e l’editore debbano cercare i loro commenti o ricordarli durante la valutazione.

Alcuni autori scelgono di strutturare il documento utilizzando una tabella, nella cui prima colonna vengono riportati i commenti dei revisori e nella seconda le proprie risposte. Anche questo approccio garantisce una presentazione chiara e ordinata, facilitando la comprensione e la revisione delle modifiche apportate.

Una volta definita e impostata la struttura del documento, è possibile concentrarsi sul contenuto.

A tal proposito, attività essenziale ed imprescindibile è rispondere a tutte le domande e a tutte le osservazioni sollevate dai revisori, anche nei casi in cui non si è in grado di fornire una risposta al commento ricevuto, o vi sia una discordanza con lo stesso. Nel primo caso, è imperativo spiegare brevemente il motivo di tale mancanza, esplicitando le ragioni per cui non sia stato possibile fornire una risposta esaustiva al commento; nel secondo caso, è assolutamente lecito esprimere il proprio punto di vista, purché la risposta sia cordiale, professionale e costruttiva, e le argomentazioni siano supportate da un solido ragionamento scientifico, per il quale è possibile, se ritenuto opportuno, fornire ulteriore materiale a sostegno della propria posizione. In qualsiasi caso, non è consigliato utilizzare risposte del tipo “si”/“no”. Le risposte brevi non sono mai apprezzate; ogni risposta deve essere argomentata ed esaustiva, e allo stesso tempo concisa e diretta, incentrata solo sui punti di discussione sollevati dal revisore.

Inoltre, è importante ricordare che rispondere ai commenti di un revisore non implica necessariamente che le modifiche suggerite debbano sempre essere apportate; piuttosto, indica che le osservazioni sono state attentamente considerate e che si è presa una decisione consapevole, che può consistere nell’implementazione di una modifica o nella spiegazione del motivo per cui non è stata effettuata.

In qualsiasi eventualità, è fondamentale mantenere un atteggiamento positivo, essere flessibili e aperti alle critiche, evitando di lasciarsi trasportare dalle gut reactions (letteralmente “reazioni di pancia”). Alla ricezione di commenti “negativi” o osservazioni con cui si è in disaccordo, è essenziale non agire d’istinto; piuttosto, è consigliabile prendersi il tempo necessario per gestire le emozioni e, solo dopo aver riflettuto, rispondere in modo professionale e costruttivo ai revisori.

A tal proposito, è importante mettersi sempre in discussione e non dare per scontato che il revisore o l’editore non siano esperti del campo in questione o non siano sufficientemente preparati. Quando un revisore segnala che un qualsivoglia aspetto del manoscritto non è chiaro o abbastanza esauriente, non significa necessariamente che non abbia le competenze richieste; è possibile che quel concetto non sia stato espresso in modo adeguato, risultando confondente. In tal caso, può essere opportuno svolgere un lavoro di editing mirato a migliorarne la chiarezza e la coerenza.

Allo stesso modo, se dovesse essere il commento del revisore a non essere chiaro per gli autori, è ragionevole comunicarlo, esprimendo la propria incertezza nell’aver interpretato correttamente la richiesta. È possibile, in ogni caso, fornire una risposta basata sull’interpretazione adottata e sottolineare la disponibilità a fornire ulteriori chiarimenti qualora la risposta non corrisponda a quanto richiesto dal revisore.

Oltre a queste raccomandazioni, altri piccoli suggerimenti pratici per rispondere in maniera efficace sono:

Facilitare la verifica delle modifiche apportate. Nel caso in cui siano state apportate modifiche del testo su suggerimento dei revisori o dell’editore, è utile riportare nel documento il testo originale e la versione revisionata, ad esempio: “Abbiamo sostituito: [testo originale] con: [testo modificato]. Le coordinate per la verifica sono: pagina X, riga XX.” Questo approccio consente al revisore o all’editore di individuare rapidamente le modifiche senza dover esaminare l’intero manoscritto.

Rispondere a ciascun revisore singolarmente. È importante trattare ogni revisore come se fosse l’unico a valutare il manoscritto. Non è raccomandato, pertanto, utilizzare frasi quali: “Si prega di consultare la nostra risposta al commento X del Revisore #2.”

Una volta concluso il corpo del documento ed aver risposto esaustivamente ad ogni commento ed osservazione, è bene concludere con un ulteriore ringraziamento al revisore per il tempo dedicato alla valutazione del manoscritto.

Conclusioni

In conclusione, indipendentemente dal fatto che si convenga o meno con il revisore, è fondamentale dimostrare di aver compreso e attentamente considerato tutti i commenti ricevuti. La risposta ai revisori dovrebbe essere strutturata come una discussione tra esperti, piuttosto che come una difesa formale. Sebbene rispondere ai revisori possa sembrare un compito gravoso e spiacevole, è importante ricordare che rappresenta un’opportunità preziosa per migliorare il manoscritto e accrescerne il valore.

Fonti

1. Cushman M. How I respond to peer reviewer comments. Research and Practice in Thrombosis and Haemostasis. 2023 Feb;7(2):100120.
2. Effective_Response_To_Reviewers-1.pdf [Internet]. [cited 2024 Oct 14]. Available from: https://www.nature.com/documents/Effective_Response_To_Reviewers-1.pdf